DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
ORGANIGRAMA
ALMACÉN DE INVENTARIO:
-Planear y programar las adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo a las necesidades.
-Implantar un sistema de control en el almacén de útiles de trabajo mobiliario y equipo.
-Implantara sistema de activo fijo.
-Acordar e informar periódicamente a la secretaria administrativa sobre los avances en el cumplimiento de los programas establecidos pata este departamento.
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD:
-alcanzar una razonable confianza en que la productos y servicios esperados por el cliente y el consumidor final queden satisfechas.
-Revisar los productos seleccionados para determinar si son aprobados o no con base a los procedimientos normas o criterios específicos.
-Identificar las posibles desviaciones en los estándares aplicados así como en los procedimientos y requisitos específicos.
-comprobar que se han llevado acabo las medidas preventivas o correctoras necesarias.
CUENTAS POR PAGAR:
-Escaneo y verificación de las facturas si se utilizan sistemas de digitalización.
-Revisión de facturas de proveedores determinando su aprobación o rechazo.
-En él caso de ser aprobadas las facturas, proceder que su contabilización asignándolas cuentas correspondientes, sino se hace ya automáticamente.
-Realizar la programación de pago a proveedores en las fechas previamente te definidas.
-Seguimientos de facturas vencidas de proveedores y analizar sus motivos.
-Reportar la información relativa a su área a usuarios internos y externos.
Elabora tu lista de productos estándar o autorizados:
La lista deberá contener la información básica para registrar un producto como:
Capacitar al personal y dar a conocer lo permitido para comprar
La lista deberá ser compartida a todas aquellas personas que participen en el proceso de compra del restaurante.
Buscar proveedores cercanos y que nos proporcionen los insumos de calidad.
Como bien sabemos no es muy fácil encontrar proveedores que nos brinden la calidad en los insumos y más que nada la calidad en frutas y verduras como también en carnes y pollo.
Como empresa lo que buscamos son precios bajos y que realmente sean muy buenos para poder así transformarlos en platillos o postres.
Selecciona con cada proveedor la calidad de la materia prima.
Como también sabemos que en cualquier momento un proveedor nos puede dejar mal con los pedidos, el departamento de compras contara con dos o tres proveedores de respaldo por algún fallo de entrega.
Así como también el encargado para recibir mercancía debe estar capacitado para verificar el que producto este en calidad como también ver la fecha de caducidad precisamente en carnes y pollos.
Evita las compras de emergencia.
Estas compras son las que realmente cuestan más ya que así no podemos escoger una variedad de compra.
Solicita factura y/o comprobante de todo lo que compres.
Todo lo comprado debe tener un buen registro desde los datos fiscales hasta el monto exacto de lo comprado en kilos y pesos. Estos comprobantes y facturas son los que te permitirá llevar los balances y analizar realmente el comportamiento de tus compras.
Registra todos los artículos comprados en un inventario siempre.
Al momento de llegar al restaurante se deben inventariar ya que si aplicamos bien nuestros inventarios diarios podremos verificar si existen faltantes.
Compra y registra por separado todos los alimentos de tu costo y gasto..
Si mezclas los productos de tu gasto con tu costo no podrás identificar realmente la rentabilidad de un producto ya que al mezclar estos se elevará tu costo en alimentos y bebidas.
FORMATOS
LOS MÉTODOS DE PAGO A LOS PROVEEDORES PUEDEN SER LOS SIGUIENTES:
a) Pagos de cheques.
Los pagos por cheques pueden efectuarse a través de compensación en la ciudad o en el país; la elección afectará al período de tiempo asignado al cheque en cuestión para la compensación anticipada.
b) Órdenes permanentes.
Las órdenes permanentes sobre una cuenta, son instrucciones que el cliente establece con su banco para que abone sumas con regularidad a un destinatario específico. Estas instrucciones no se pueden alterar, salvo por el propio cliente, y en tanto a los formatos nosotros especificaremos cada documento o formato para realizar un buen inventario.
c) Cargos sobre cuentas.
Los cargos directos sobre una cuenta son instrucciones que da el cliente, autorizando al banco a que cargue su cuenta, en línea con las instrucciones recibidas del destinatario de los fondos. En general, los cargos directos no se deben introducir en el sistema, excepto cuando éste permita que la empresa pueda consultar por anticipado sobre el cargo antes de que éste se lleve a cabo. Este sistema se ha introducido por medio de BACS (iniciales de los Servicios Bancarios de Compensación Automatizada), que permite la liquidación directa de las facturas comerciales. Los importes vencidos a liquidar se acuerdan previamente entre el cliente y el proveedor; luego el proveedor prepara una cinta o la entrega al banco. Esta cinta se procesa a través del BACS, que automáticamente carga la cuenta del cliente y abona la del proveedor. El día que se procesa esta cinta normalmente se tiene en cuenta el tiempo de compensación, del que se priva el cliente por no seguir ya enviando cheques.
d) Pagos monetarios.
Los pagos monetarios pueden realizarse a través de cheques, por transferencia a través del banco (donde cambian la moneda), por transferencia directa o por medios electrónicos, cargando la cuenta de divisas de la compañía. Los pagos monetarios que no sean por cheque tienen fecha de valor dos días hábiles posteriores, ya que ese es el tiempo que lleva el intercambio de información entre los bancos, de forma que, en el segundo día hábil, se compensarán los fondos de una cuenta de banco a la otra. Ese día se cargará la cuenta en divisas del cliente aunque el destinatario puede no recibir los fondos el mismo día.
e) Pagos electrónicos.
Los pagos electrónicos son un medio para acelerar el proceso de pagos y reducir el papeleo que con llevan las transferencias de fondos. Para la entrega electrónica de fondos existe un sistema de contraseña para el acceso y con el que el banco puede operar. Si dentro de la empresa se ha quebrantado este sistema de seguridad, es por cuenta de la misma. Los pagos electrónicos pueden ser de dos tipos:
1) Pre-especificados cuando los datos básicos de la transferencia se mantienen internamente en el sistema. Los únicos datos de entrada son el importe, la fecha valor y cualquier tipo de datos de referencia que se requieran.
2) Formato libre cuando los detalles del pago se introducen en su totalidad desde el principio.
El primero es más seguro, aunque en comparación con una llamada telefónica, confirmada posteriormente por escrito se podría decir que el segundo método es igualmente seguro.
f ) Efectos comerciales.
Los pagos se pueden hacer por medio de letras de cambio o pagarés. Con ello se da al proveedor la opción de poder descontar los efectos en el mercado, para recibir el dinero antes de la fecha de vencimiento en tanto que no preocupe a la compañía que su papel esté en el mercado. Esta preocupación podría deberse, en primer lugar, al hecho de que se darían a conocer las condiciones de crédito utilizadas por la compañía en sus operaciones de tráfico, por ejemplo facturas a tres meses. En segundo lugar, podría afectar a la clasificación del crédito de la compañía, porque la mayoría de las liquidaciones de deuda se hacen por medio de una cuenta comercial, o sea, a pagar a su vencimiento, no contra los compromisos de pago sobre efectos comerciales.
Nosotros como empresa utilizaremos el pago a los proveedores de forma bancaria porque nos permite efectuar de manera fácil y segura nuestros pagos a los proveedores, acreedores u otros beneficiarios, mediante abonos en cuentas y algunos bancos.
Obteniendo el tipo de pago a nuestros proveedores bancarios nos proporciona algunos beneficios que serían:
- Optimizan: Efectúa pagos a distintos bancos en un mismo archivo, con la opción de realizar el cargo a una o varias cuentas de tu empresa.
- Conveniencia y comodidad: Reduciría cargas administrativas, mejora tu proceso de pago y realiza tus operaciones desde la comodidad de tu oficina.
- Seguridad.
- Rapidez para conciliar tus pagos: Al recibir archivos electrónicos con el resultado de tus operaciones, incluyendo un folio único por operación, y referencias generales o individuales en tu estado de cuenta.
- Fácil identificación, la referencia y el concepto de pago: Que utilices se verán reflejados en los estados de cuenta y en los comprobantes de pago de tus beneficiarios, también puedes enviar notificaciones de pago directamente a sus correos electrónicos.
- Disponibilidad de enviar sábados y domingos archivos con operaciones a cuentas en cualquier banco.
PROVEEDORES
Proveedor #1
Tropical Oasis
Bebidas Alcohólicas
Cancún, Quintana Roo
Central de Bodegas de Cancún Km.9 Carretera. Cancún Aeropuerto Bodega 22-C Lote 4
(998) 882-0802 / 882-0803 / 882-0804 Fax
Proveedor #2
Artículos Selectos de Cancún
Carnes y pollo.
Cancún, Quintana Roo
Calle 6a Ctal de Abastos Bodega 107 Col.
(998) 886-2043
Proveedor #3
Distribuidora de Alimentos del Centro
Frutas y verduras.
Cancún, Quintana Roo Km. 17 Carretera. Cancún- Chetumal Bodega 60, 61 Central de abastos (998) 886-2056.
DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA A UN PROVEEDOR.
-Verificar la mercancía, si sufre daños o no tiene los requisitos necesarios.
-Si la mercancía presenta defectos o resulta dañada.
-Reclamar con la misma unidad en la cual se haya firmado.
-La mercancía se devolverá en un término de 2 días máximo (laborables).
-La cual tendrá la misma calidad en todos sus artículos.
-Se notifica a la oficina de compras y suministros para eliminar al proveedor
ALMACÉN.
ORGANIGRAMA:
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES:
-Programa, dirige y
controla las actividades de recepción, despacho, registro y control de los
bienes destinados al uso y/o consumo de la empresa.
-Verificar que las
mercancías o productos que se reciben en el almacén cumplan con la cantidad,
calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos,
requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente
al proveedor.
-Asignar tareas y
actividades específicas al personal a su cargo.
-se asegura de que las
mercancías que entren y salgan del almacén sea de la mejor manera posible.
-Organiza la
planificación de las entregas tanto salientes como entrantes y lleva un
registro de las mercancías que llegan y salen.
-Organiza la mejor
manera de guardar las mercancías en el almacén y la recuperación de las
mercancías solicitadas por los clientes u otros departamentos.
PROCEDIMIENTO PARA
RECIBIR MERCANCÍAS O MATERIALES PARA EL ALMACENAMIENTO:
1.-Llega el proveedor, se reporta con el vigilante y avisa al jefe
del almacén y lo pasa a recepción.
2.-Pasa a la báscula para verificar que su calidad, cantidad y
estado de las mercancías sean las que acordaron.
3.-Entrega factura y certificado al jefe de almacén.
4.-Verifica que la documentación este correcta y completa con
acorde con la mercancía.
5.- Si la documentación es correcta Pasan el transporte al área de
descarga.
6.- Si no es correcta y falta mercancía lo rechazan.
7.-Descargan las mercancías y las estiban adecuadamente para su
almacenaje.
8.-Se coloca las mercancías en su lugar (atrás) las ya existentes
se recorren hasta adelante esto es para asegure la rotación de primeras
entradas primeras salidas.
DOCUMENTOS PARA
RECIBIR MERCANCÍAS Y/O MATERIALES.
REPORTE DE
FALTANTES Y DEL REGISTRO DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCÍAS:
Registros
de las entradas.
Primeramente
en el registro de mercancía, es recibir el material por parte del proveedor en
la sección de recibo, después se verifica lo recibido con la factura en la cual
se observa el tipo de material, la cantidad y el estado del mismo, en el
sistema se revisa la orden de compra, la cantidad y la unidad de medida.
Si
cuenta con todos los requisitos se le da la entra al almacén y se indica en el
sistema para el chequeo de la mercancía y seguidamente se ingresa al inventario
en la cual el sistema ubica la mercancía dentro del almacén.
Registros
de las salidas.
Se
recibe la solicitud del usuario después se verifica si el usuario pertenece a
la empresa solicitándole la documentación y también se verifica físicamente la
disponibilidad de los solicitado.
En
el sistema se verifica las existencias y usando el sistema se realiza el
despacho, eso genera una salida del inventario y se ajusta las cantidades
existentes.
El
sistema revisa y verifica las cantidades mínimas para generar una requisición
del mismo lo cual informa al departamento de compras y así genere el orden de
compras y al final se da procedimiento a la salida de mercancía.
PROCEDIMIENTO DEL
CONTROL Y MANEJO DE MERCANCÍAS.
1.- Las mercancías se acomodaran por medio de su envoltura y fecha
de caducidad.
2.-Cada que llegue mercancía se hará la rotación de las PEPS.
3.-Las mercancías se acomodaran de forma adecuada (por
categorías).
3.-Al igual conforme a su temperatura correspondiente: temperatura
normal, refrigeración o congelación.
4.-Se comprara mercancía dependiendo su consumo:
-Frutas y verduras (cada semana)
-Carnes (cada semana)
-Lácteos (cada mes)
-Abarrotes (cada mes)
-Productos de limpieza (cada mes)
5.-Se hará inventario cada mes para estar al pendiente de las
mercancías que faltan.
6.-Cada que se pida mercancías se reportara a compras para que se
haga el pedido.
VENTAS
ORGANIGRAMA:
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:
1.
Apoyar
- A la alta dirección a definir, difundir y mantener la
política de calidad y los principios de
gestión de la calidad.
- A la toma de
acciones para la correcta de implitación y el cumplimiento del.
2.
Asegurar
·
Que todos los
componentes de organización conozcan los requisitos de los cliente
·
el correcto
procesamiento y el uso de la información referente a l sistema de gestión
3. Coordinar
·
Las acciones
derivadas para los correcciones de la no derivadas corrección de la no
conformidades
·
Programas de
mejora y en ese es promovernos
·
Los mecanismos de
participación del personal: equipo de mejoras y sugerencias.
4. Promover
·
La activa del
personal del diseño y mejora de los procedimientos instrucciones de trabajo
·
La prevención
·
Y la implantación
de un programa de costes calidad.
·
Revisión y
evaluación de los procesos de los maestros de la calidad y elegir dos para
describirlo dentro del proyecto.
DISEÑO DEL PLANO DEL ÁREA DE VENTAS:
CRONOGRAMA DE PROMOCIONES PARA UN AÑO:
1.
21
de enero del 2016: tendremos la promoción de del 25% en todas las bebidas
nutritivas (como el licuado de avellana con fresa, licuado de plátano con
fresa, licuado de cereales y trigo, agua de sandía, naranja, limonadas,
tamarindo.
2.
14
de febrero del 2016: San Valentín Haremos un sorteo de regalar una mesa con
platillos y bebidas incluidas para una pareja (platillo ensalada de coliflor;
postres fresas con queso panela y la bebida un vino que elija la pareja).
3.
Semana santa en marzo del 2016: Tendremos descuentos del 15%
al 35% dependiendo la cantidad de su compra en lo que son los alimentos con
marisco (como coctel de camarones, empanadas de ostión, pescado empanizado).
4.
16
de marzo del 2016: El día del compadre, nuestra empresa hará descuentos en lo
que son los vinos, tequilas y bebidas para Señores que vayan y digan que
festejaran su día.
5.
30
de abril del 2016: Día del niño Habrá concursos para los niños y los dos
ganadores tendrán descuentos y/o un postre gratis.
6.
10
de mayo del 2016: Día de las madres, Tendremos un evento para las Mamás y habrá
regalos, descuentos, sorteos, rifas y más sorpresas incluyendo la música viva.
7.
10
de mayo del 2016: También habrá 5 mesas en las que lo que consuma La mamá no se
va cobrara, regalo del restaurante.
8.
20
de junio del 2016: Día del padre, Para aquellas personas que quieran celebrar
con su papá, y tengan una reservación en el restaurante les regalaremos lo que
es el postre un cóctel de frutas con granola y helado de vainilla.
9.
20
de junio del 2016: Día del papá: Haremos un sorteo de una Tablet, pelotas; para
los que se inscriban al concurso con un hijo(a).
10. 28 de agosto del 2016: Día de los abuelos,
tendrán descuentos en lo que es la reservación con la comida. También habrá
música viva especial.
11. Septiembre vs Octubre del 2016: Todos los
martes habrá un descuento del 25% en sus compras.
12. Septiembre vs Octubre del 2016: Todos los
jueves habrá un descuento del 8% en las bebidas (incluyen cafés, té, licuados,
aguas, rompope, capuchino).
13. 1° de Noviembre del 2016: El restaurante, les
ofrecerá en el menú variedades de pan de muestro de diferentes lugares de
México con un precio cómodo de 20 pesos la pieza.
14. 24 de Diciembre del 2016: Tendremos bufete con
una variedad de entradas, platillos fuertes, bebidas y postres Navideños. Con
una promoción de $135.00 pesos.
Todos los lunes del año
2016: Tendremos una promoción con diferentes desayunos.
POLÍTICAS ESTABLECIDAS PARA CLIENTES CON QUEJAS:
Cómo afrontamos
las quejas.
El restaurante
EL ENCANTO, agradece el tiempo que pueda dedicar a comunicar su queja para
entender el problema, dar una respuesta y mejorar en el servicio. Así pues, EL
ENCANTO aspira a ser una compañía transparente y de confianza.
Cómo contactar
con EL ENCANTO.
El restaurante
EL ENCANTO se compromete a estar cerca
de sus clientes estableciendo cauces sencillos y rápidos para atender a sus
clientes ante cualquier problema ya sea por su comida, servicio, falta de
respeto o cualquier otra circunstancia.
A continuación se presentan las formas de
resolver cualquier contratiempo:
1. Póngase en contacto con su agente o
corredor
2. Llame al Servicio de Atención al Cliente De Nuestro Restaurante.
Horario de atención de 8:00 am a 11:00 pm ininterrumpida mente.
3. A través del formulario Contacta
con nosotros que encontrará en el enlace de la derecha.
Cómo gestionaremos las quejas del cliente.
Las personas que trabajan en el El Restaurante Encanto escuchan a sus
clientes y están formados para entender y resolver quejas rápida y
eficientemente. En EL ENCANTO se procura resolver la mayor parte de quejas tan
pronto como se reciben. Además, se garantiza su total confidencialidad durante
el proceso.
Si no está de acuerdo con nuestra respuesta o
no le satisface tiene a su disposición el Departamento para la Defensa del
Cliente (DDC), con el que podrá contactar por escrito para presentar su
reclamación.
EL ENCANTO se compromete a informar de los pasos de su reclamación y asegurarse
de que el proceso no se alargue más de lo estrictamente necesario.
EL CLIENTE ESTA CONFORME DIAGRAMA DE ATENCIÓN DE RECLAMOS, CAMBIO Y REEMBOLSO DE MERCANCÍAS VENDIDAS.
ORGANIGRAMA
DESCRIPCIONES DE FUNCIONES
DEL ÁREA DE CALIDAD
1.
Apoyar.
- A
la alta dirección a definir, difundir y
mantener la política de calidad y los
principios de gestión de la calidad.
- A
la toma de acciones para la correcta de implantación y el cumplimiento del.
2.
Asegurar.
- Que
todos los componentes de organización conozcan los requisitos de los cliente
- El correcto procesamiento y el uso de la información referente a l sistema de
gestión
3. Coordinar.
- Las
acciones derivadas para los correcciones de la no derivadas corrección de la no conformidades.
- Programas
de mejora y en ese es promovernos.
- Los
mecanismos de participación del personal: equipo de mejoras y sugerencias.
4. Promover.
- La
activa del personal del diseño y mejora de los procedimientos instrucciones de trabajo.
- La
prevención.
- Y
la implantación de un programa de costes calidad.
- Revisión
y evaluación de los procesos de los maestros de la calidad y elegir dos para describirlo dentro del proyecto.
REVISIÓN
Y EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE LOS MAESTROS DE LA CALIDAD.
Edwards W. Deming
Los
fundamentos del pensamiento de Deming se resumen en que la calidad en la base
de una economía sana, ya que las mejores a la calidad destaca una reacción en
cadena que al final genera crecimiento en el nivel de empleo.
Adicional-mente,
hacía hincapié en que las organizaciones para lograr una mejor posición
competitiva deben contar con un sistema
de conocimiento profundo que incluye:
- El
diseño y administración de la organización mediante una visión sistemática.
- Comprender el concepto de variación que provoca la falta
de control en los procesos del negocio (administrativos operativos).
- Desarrollar
el conocimiento técnico, tecnológico y administrativo que les permita comprender y
mejorar sus procesos.
- Tener
un claro entendimiento del comportamiento humano.
Josep M. Juran
En el
concepto de la trilogía de juran, juran divide el proceso de administración de
calidad en tres etapas: planeación de calidad, de control de calidad y mejora de
la calidad. Juran recomendó a los japoneses seguir las siguientes estrategias
para ser líderes en calidad a nivel mundial.
- Los
administradores superiores se deben encargar personalmente de dirigir la
revolución de la calidad.
- Todos
los niveles y funciones de la organización se deberán involucrarse en programas
de capacitación en administración por calidad.
- El
mejoramiento de la calidad se debe
realizar en forma continua, y a un paso revolucionario, no evolutivo.
- La
fuerza de trabajo se involucra en el mejoramiento de la calidad atreves del
trabajo en equipo (circuitos de calidad)
- Los
objetivos de calidad deben de formar parte de plan del negocio.
- Estos 2
procesos de los maestros de calidad
están a conforme a nuestra empresa por toda la organización y planificación
están basadas por muchas diferentes etapas útiles para todo nuestro personal de
trabajador y por nuestros diferentes clientes son conceptos básicos que ayudan
a llevar a cabo el manejo de nuestra empresa y son útiles y necesarios para
cualquier situación.
- Cada
maestro tiene ideas fundamentales que nos sirven al igual que tienen diferentes
conceptos pero son útiles, útiles para todo tipo de manejo y ayuda.
Proceso
QFD desarrollado en el proyecto. Descripción y matriz.
Es un
método de gestión de calidad. Basado en transformar las demandas del usuario en
la calidad del diseño, implementar las funciones que aporten más calidad e
implementar las funciones que aporten de calidad, e implementar métodos para
lograr calidad del diseño en subsistemas y componentes, y en última
instancia a los elementos específicos
del proceso de fabricación.
Calidad en
nuestra empresa es la que nos basamos con la QFD por sus misma teorías, conceptos y métodos
para que nosotros logremos que el cliente se sienta enamorado del producto que
vea que le producto sea de calidad, que se satisface por lo que busca y regrese
de igual manera a nuestra empresa por los platillos, el lugar, los trabajadores
día a día deben de tomar nuevas alternativas hacia el cliente y la empresa.
.bmp)
